ترجمة برنامج إدارة الوقت من الداخل إلى الخارج Time Management From The Inside Out

[عباس مشالي]

الفصل الثاني : نظّم نفسك ورتب أولوياتك
إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحة مهامك أمر حيوي، فهذا هو الموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت، فإنهم يصنعون قائمة بالمهام، ولكنهم عندما يبدئون بتنفيذ البنود على القائمة، فإنهم يعاملون كل المهام بالتساوي، وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباع الأمور التالية:

1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك.
2- ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك.
إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك.
3- اكتب كل مهامك اليومية.

هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة، منها:
أ- إذا كانت المهام مدونة فبإمكانك أن تنام بعمق أكثر، حيث يصبح ذهنك صافياً، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد.
ب- إذا كانت المهام مدونة فإن عقلك يتحرر، حتى يحل المشاكل، وليس فقط ليتذكرها، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليس إلى عمليتين، عملية الحل والتذكر.
ج- إذا كانت المهام مدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام، فإذا كانت المهمة لم تكتب فإنه على الأرجح لا تستحق التنفيذ.

4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك.
وحتى تكون لائحتك عملية وفعالة فلابد أن:
- لا تعتمد على مذكرات فوضوية على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك.
- لا تعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس فإنها للتذكرة فقط.
- تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو بحاسوبك أو بالمحمول.
- اجعل قائمتك حديثة.
- تأكد من أن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات.

5- افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً.
راجع قائمتك بشكل دوري، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع، وأيضا كلما أحد بمهمة ما تأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم، واطلب منهم في الاجتماعات التالية، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل، وتأكد أنك متى استخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن المهمة التي أمليتها عليه لم تنتهي إلى عالم النسيان.

6- حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة.
يجب أن تكون قائمتك شاملة، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية، وإلا أجبرت نفسك على أكثر من طاقتك، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم، وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك.

7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك.
ضع المهام المطلوبة على لائحتك، ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة.

8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك.
فعليك أن تضع لوائح المهام لمساعديك الرئيسين، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك.

9- اعمل لائحة طويلة المدى.
يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سوف تكون لازمة لكل من المشاريع الموجودة لديهم على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي، بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها وتسمى المخطط السنوي.

ترتيب الأوليات.
التنظيم الإيجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما: التخطيط وترتيب الأولويات. وقد وضع (ادوين بلس) في كتابه "أبجدية ترتيب الأولويات". وكلمة أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات كما يلي:

الأولوية (أ): خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال إدارة الأزمات أو بأسلوب المطافئ التي لا تتدخل إلا بعد اشتعال الحريق، ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج إلى تخطيط، أو لأنهم مجبرون على القيام بذلك.
الأولوية (ب): خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها والرؤية التي نصيغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وإدارة المستقبل، ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى، ولأنهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل.

الأولوية (ج): تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة، وهي الأعمال التي ننجزها لإرضاء الآخرين، أو لعدم إدراكنا لضآلة قيمتها، أو لأننا غير مدربين على إدارة الذات واستثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة.

الإدارة الفعالة للذات تتطلب:
استثمار معظم الوقت في إدارة الأولوية (ب)، وجزء كبير من الوقت في إدارة الأولوية (أ)، وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج).

في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة.
وهذه الأنشطة لا تدخل في صميم العمل، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل، مثل: الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في أي شيء، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل، هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية (ب) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة (د) لأنها من أسس الفساد الإداري.

أعمال اليوم والأسبوع:
بعد أن تعرفنا على "أبجديات" تحديد الأولويات، يمكننا استخدامها جنبا إلى جنب مع الأفكار التالية التي ستساعدنا على التحكم بعملنا اليومي والأسبوعي:

1- خطط لعمل الغد من اليوم، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل، وضع هذه القائمة مبكرا، فذلك يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة.

2- كن مرنا واستخدم إحساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل.

3- حدد موعداً خاصاً مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جداً، والتي تحتاج إلى تركيز شديد، في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات، خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها.

4- لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات (أ) و (ب) واحذر من أن تطغى الإدارة بأسلوب المطافئ على عملك وحياتك، لا تجعل الأولوية (أ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة أنشطة كل يوم، وخصص بعض الوقت للأولوية (ب) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية، عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بعض أهدافك الطويلة المدى، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو الحياة.

فأحرص على ما ينفعك واستغل إمكاناتك الكامنة وطوّر قدراتك بالشكل الذي يكون مفيداً لك حالاً ومستقبلاً
ولعل الهدف الأساسي من هذا البحث هو توفير الأدوات التي تساعدك على تشكيل العادات الحميدة والنافعة لاستغلالها في حياتك كلها ورحم الله القائل:
ومن لم يذق مرّ التعلّم ساعة *** تجرع ذل الجهل طول حياته
ومن فاته التعليم وقت شبابه *** فـكـبّر علـيـه أربـعـاً لوفـاتـه

خاص من المركز العربي للدراسات والأبحاث

في كتابه "إدارة الوقت" الصادر عن الأكاديمية العربية المفتوحة بالدنمارك، يؤكد طارق علي جماز على أنه جرت على ألسنة الناس مقولة أن الوقت من ذهب، تقديراً لعلو قيمته وغلاء ثمنه، ولكن المتأمل يرى أن الذهب وأشباهه من النفائس قد تعوض، وأنه يمكن ادخارها لزمن الحاجة إليها، وعلى الجانب الآخر فإن الوقت لا يعوض ولا يباع ولا يستبدل، وإذا ذهبت منه لحظة فإنها لا تعود، وهذا إيذان بنقص الأجل. فيقول ابن مسعود ـ رضي الله عنه ـ " ما ندمت على شئ ندمي على يوم غربت شمسه، نقص فيه أجلي، ولم يزد فيه عملي". وقال أحد الحكماء : الأيام ثلاثة، الأمس قد مضى بما فيه، وغداً لعلك تدركه، وإنما هو يومك هذا فاجتهد فيه.

مقالة تستحق التقدير


خريطة ذهنية للعمل الجماعي



خريطة ذهنية لتنظيم الوقت



الكاريكاتير والوقت

الخاتمـــة
الهدف من هذا البرنامج تقديم أربعة أمور إلي من يبحث عن النجاح والتفوق:-
الأمر الأول: أن يدرك الباحث بأنه يمكن أن يجعل حياته بتوفيق الله نجاحاً تاماً في حياته بأي مكان فكل شخص لديه القدرة والاستعداد أن يفعل ذلك ويحققه بعون الله.
والأمر الثاني: حث كل باحث مؤمن مدرك راغب في النجاح، حثه علي النجاح وتشجيعه علي اتخاذ الخطوات الصحيحة في ذلك الاتجاه لتحقيق هدفه المنشود.
والأمر الثالث: إعطاء الباحث الأدوات المناسبة التي تساعده على تحقيق الإنجازات التي يريدها من خلال حياته العملية.
والأمر الرابع: أن نطرح أمام أحبائنا الباحثين عن النجاح، العديد من الاستراتيجيات لتنظيم المهام وإدارة وقتهم بنجاح وتفوق بإذن الله.

والآن بعد أن أنهينا قراءه هذا التقرير نضعه قيد الاستخدام والتنفيذ الفعليين
وإنني مدرك أنه سيكون دليلاً للناجحين الموفقين السعداء بعون الله وحوله وتوفيقه.

وأتمنى للجميع التوفيق والتقدم والنجاح دوماً.
=============
الترجمة والروابط المباشرة بالمرفقات
----------
وأشكر الأخ العزيز فيصل كريم على المراجعة